Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger for Lord Eiendom AS
1.Innledning
Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold («Åpenhetsloven») trådte i kraft 1. juli 2022. Lord Eiendom AS («Lord Eiendom») med tilhørende datterselskaper er omfattet av lovens virkeområde, jf. Åpenhetsloven §§ 2 og 3.
Åpenhetsloven § 4 pålegger Lord Eiendom å utføre aktsomhetsvurderinger med formål om å identifisere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, se § 4 bokstav a-f. Etter lovens § 5 skal resultatene fra aktsomhetsvurderingene offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse.
Dette dokumentet inneholder en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene Lord Eiendom har utført i perioden fra 1. januar 2023 til 31. desember 2023. Formålet med redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i nøkkelfunnene fra aktsomhetsvurderingene, og hvilke tiltak Lord Eiendom har iverksatt. Perioden tilsvarer Lord Eiendoms siste regnskapsår.
2. Om Lord Eiendom AS
2.1 Om selskapet
Selskapet ble etablert i 2005 og har fra beskjeden utleievirksomhet utviklet seg til et større eiendomskonsern. Lord Eiendom er en aktiv eier av nærings- og boligeiendommer i Trondheim og omegn via hel- og deleide selskap. Selskapet har egen forvaltning og drift av eiendommene. Næringseiendommene har et vidt spekter med produksjons- og lagerlokaler i industrieiendommer, kontor- og butikklokaler.
Virksomheten omfatter også utvikling av eiendommer med rehabilitering og bygging av næringsbygg, samt nybygging av boligprosjekter. Lord Eiendom AS driver aktivt med tomteerverv og gjennomfører utviklings- og reguleringsprosesser for både bolig og næringstomter.
Eiendoms- og tomteporteføljen er organisert gjennom ca. 100 hel- og deleide selskap.
Virksomheten i konsernet kan grovt deles inn i 3 virksomhetsområder:
1. Regulering av bolig og næringstomt,
2. Bygging av bolig og næringsbygg,
3. Forvaltning og drift av eiendom både av bolig og næringsbygg.
Ca. 20-25% av virksomheten i konsernet er knyttet til bygging av bolig og næring. Den øvrige del
av virksomheten faller inn under utvikling og regulering av bolig/næringsbygg og forvaltning/drift.
Morselskapet Lord Eiendom AS har relativt liten administrasjon med i alt 9 årsverk som utfører administrasjon, regnskapsføring, eiendomsforvaltning og prosjektadministrasjon. I tillegg er det etablert egne datterselskap for entreprenørtjenester og vaktmestertjenester med ansvar for vedlikehold av eiendommene. Lord Eiendom leier også inn Regnskapshuset Borg til å bistå med regnskap for noen av datterselskapene og har også bistand fra Borg Forvaltning til å drifte noen av eiendommene. Borg Forvaltning AS bistår også med leietakeroversikt og utløpskontroll, mens Lord Eiendom bruker interne ressurser på kontakt med leietakere og kontraktsinngåelser.
- Organisering og ansvar
Lord Eiendom har valgt å etablere en arbeidsgruppe hvor arbeidet med åpenhetsloven er forankret. Gruppen har i arbeidet med denne redegjørelsen gjennomført regelmessige møter. Fra mars 2024 har selskapet ansatt økonomisjef som har ansvar for oppfølging av krav til miljørapportering og kravene som åpenhetsloven stiller, samt økonomifunksjonene i selskapet/konsernet. Det har i 2023 vært avholdt to driftsmøter med alle i organisasjonen.
- Verdier, retningslinjer og rutiner
Verdier
Selskapets- og konsernets verdier kommer til uttrykk i de etiske retningslinjer som er etablert og forankret (Link). Ellers er Lord Eiendom AS et selskap/konsern som har vokst fort og man arbeider med å utvikle rutiner og prosesser for å sikre compliance og sørge for å overholde alle lover og regler som gjelder for en virksomhet av en slik størrelse.
Videre ser Lord Eiendom at utviklingen konsernet har hatt stiller større krav til Lord Eiendom som selskap og medfører at de må ha en lavere aksept for risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er også større forventninger til Lord Eiendom sitt samfunnsbidrag og på sikt ønsker de å være en positiv bidragsyter for lokalsamfunnet.
Retningslinjer og rutiner
Som en del av arbeidet med aktsomhetsvurderingen er det gjort en innsats for å samle og kartlegge standarder, policyer og prosedyrer som man har benyttet og tilpasse disse.
Ved bruk av ekstern entreprenør har Lord Eiendom AS tidligere hatt en forventning om at entreprenøren etterlever lovkrav ift. sikkerhet og kvalitet, men uten at en slik forventning har vært formalisert.
Ved servicekontrakter og annen kontraktsinngåelse blir standardkontrakt fra leverandøren normalt lagt til grunn. I arbeidet med aktsomhetsvurderingen har man etablert et eget avtaletillegg hvor krav til etterlevelse av krav til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er tatt inn som tillegg til leverandørkontrakter.
Lord Eiendom praktiserer en ikke-formalisert policy om at leverandøravtaler skal ha en oppsigelsestid på maksimalt 3 måneder. De reduserer dermed risikoen for å bli bundet over tid til en leverandør de ikke ønsker.
For leieforhold benyttes avtaler basert på standard avtaler som oppdateres årlig og benyttes på nye leieforhold. For løpende leieforhold oppdateres avtalene til siste versjon ved forlengelse av leietid.
3. Prosess for aktsomhetsvurdering
Aktsomhetsvurderingen ble gjennomført i tråd med OECDs retningslinjer og rammeverk for aktsomhetsvurderinger i 2022 og benyttes fortsatt som grunnlag i løpende vurderinger som gjøres;
- Steg 1 – Analyse av virksomhet og forankring av ansvar i styrende dokumenter
- Steg 2 – Overordnet analyse av forretningsforbindelser
- Steg 3 – Risikoklassifisering av tredjepart
- Steg 4 – Risikobaserte bakgrunnsundersøkelser og kontroller
- Steg 5 – Systematisere og rapportere
OECDs retningslinjer er visualisert i figuren under og beskriver arbeidsprosessen med å identifisere og redusere risiko, og hvordan det også er viktig å spore og kommunisere resultatene.
3.1 Prosess for kartlegging av nye leverandører
Lord Eiendom gjennomfører en løpende aktsomhetsvurdering som beskrevet i pkt 3 av nye forretningsforbindelser, og klassifiserer dem som leverandør eller forretningspartner, hvoretter det gjennomføres en risikovurdering av leverandørkjeden. I tillegg gjennomfører Lord Eiendom nye risikovurderinger av eksisterende leverandører hvor det er grunnlag for det.
3.2 System for risikovurdering
I risikovurderingen har Lord Eiendom valgt å fokusere på relevante risikofaktorer som bransje, land, produkt og kompleksitet i leverandørkjeden. Det er anvendt anerkjente risikoindekser DFØ, Corruption Perceptions Index, Democracy Index, Freedom Index, Global rights Index, Labour Rights Index og flere. I tillegg til disse faktorene har det også blitt vurdert hvilken grad av innflytelse og påvirkning Lord Eiendom har på den enkelte leverandør slik at hovedfokus rettes mot leverandører hvor Lord Eiendom AS kan øve størst påvirkning.
I 2023 har Lord Eiendom hatt fokus på å forbedre sin egen leverandøroppfølging og fortsette sitt arbeid med kontinuerlig forbedring, for å sikre en robust systematikk og struktur i organisasjonen.
4. Resultat av risikovurdering
4.1 Intern risiko
I egen virksomhet og i konsernet er det generell risiko knyttet til HMS som er en viktig faktor å følge opp. Dette kan for eksempel være arbeidsmiljø, arbeidsbelastning og lignende.
Ansatte følges opp av egne ansvarlige ledere og eventuelle tilbakemeldinger kan gis anonymt gjennom årlige medarbeiderundersøkelser eller andre kommunikasjonskanaler hvor det kan meldes avvik på et konkret oppdrag.
Det gjennomføres vernerunder på byggeplasser for å følge opp ansatte i konsernet og entreprenørens drift, og man gjør påpekninger hvor dette er nødvendig.
4.2 Risiko hos forretningsforbindelser
Gjennom risikokartleggingen har Lord Eiendom identifisert flere risikoområder innenfor leverandørporteføljen, særlig innenfor eiendomsutvikling og nybygg. Kategoriene som er særlig aktuelle for Lord Eiendom er Tekniske tjenester, Materialer, Kjøretøy og Maskiner, Lås/adgang og sikkerhet, og Renhold.
Vi har delt inn leverandørene etter disse kategoriene og brukt fordelingen som grunnlag for å velge ut leverandører vi har rettet forespørsel til.
Tekniske tjenester
Tekniske tjenester er en samlebetegnelse for leverandører som leverer forskjellige tjenester ved bygging og tilvirking av et bygg, samt ved ombygging og vedlikeholdsarbeider. Dette kan være alt fra entreprenøren, elektrikeren, til de som kjører gravemaskinen. Byggebransjen generelt er en høy risiko bransje på grunn av risiko for dårlige arbeidsforhold, lang arbeidstid, dårlige lønninger og sosial dumping. Dette støttes av at det er en allmenngjort bransje i Norge og virksomheter som engasjerer leverandører innenfor denne bransjer har en påse-plikt for å sikre at arbeidsforholdene er lovmessig.
Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten
Materialer (forskjellige typer metaller)
Forskjellige typer materialer (e.g. metaller, tre og sement) er hovedbestanddeler i byggeprosjektene til Lord Eiendom og konsernet. Slike produkter har lang og kompleks en leverandørkjede hvor risikoen for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er høy.
Dette skyldes at risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er ansett å være særlig høy i utvinningen av råmaterialene til ulike materialer. Særlig utsatt er såkalte konfliktmineraler som gull, tantal, tinn og tungsten, kalt 3TG. Disse mineralene utvinnes i land med høy risiko for menneskerettighetsbrudd og der handelen med mineralene blant annet kan bidra til væpnet konflikt.
Det er også kjent at utvinning av råmaterialer i mange land fordriver større befolkningsgrupper og urbefolkninger fra sine hjem. Utvinning av råmaterialer kan også påføre lokalsamfunn store miljøskader, som går utover levekårene for lokalbefolkningen. Andre risiko knyttet til utvinning av metaller er for eksempel innenfor HMS, manglende rett til fagforeninger, barnearbeid og sosial dumping knyttet til migrantarbeidere.
Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten
Lås/adgang og sikkerhet
Slike produkter lages ofte av plast- og metallkomponenter og elektronikk. Komponenter har ofte en kompleks leverandørkjede bestående av råmaterialer, prosessering og sammenstilling av komponentene. I denne leverandørkjeden kan det være risiko for brudd på menneskerettigheter ved f.eks. barnearbeid, tvangsarbeid, landrov, finansiering av væpnede grupper, alvorlig miljøpåvirkninger, drap på demonstranter mv. Det er også risiko for dårlig arbeidsforhold, f.eks. lave lønninger, tvungen overtid, helse- og sikkerhetsproblemer mv.
Videre ser vi at utfordringen med elektronikk og IKT- produkter at de består av svært mange deler hvor utvinning av råvaren har risiko knyttet til seg, samtidig som sammenstilling av produktene ofte skjer i land hvor arbeidsforholdene er dårlige.
I sammenstillingen av IKT-produkter ser man gjerne eksempler på tvungen overtid, lave lønninger, manglende rett til fagorganisering og utfordringer med HMS. Når det kommer til råvarene som benyttes er risikoen i stor grad sammenfallende med det som er nevnt under metaller. I leverandørkjeden kan det være store miljøpåvirkninger lokalt og forflytning av større deler av lokalbefolkning. Utvinning av råvarer kan være knyttet til finansiering av væpnede grupper, barnearbeid, tvangsarbeid og HMS.
Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten
Kjøretøy og Maskiner
Maskiner og kjøretøy kan utgjøre en risiko da de ofte er laget av metaller og andre materialer som kan ha høy risiko for brudd på menneskerettigheter og ikke anstendig arbeidsforhold i deres verdikjede.
Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten
Renhold
Renhold er en allmenngjort bransje i Norge, i likhet med byggebransjen nevnt ovenfor. Dette er i hovedsak fordi det foreligger risiko for dårlige arbeidsforhold og sosial dumping.
Kilde: DFØ https://anskaffelser.no/berekraftige-anskaffingar/menneskerettigheter/hoyrisikolisten
5. Tiltak og faktiske funn
Fra risikovurderingen følger det at fem av produktkategoriene (tekniske tjenester, materialer, kjøretøy og maskiner, lås/adgang og sikkerhet, og renhold) har en forhøyet risiko når det kommer til brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden.
Valg av tiltak er basert på en risikobasert tilnærming og et forholdsmessighetsprinsipp, samt mulighet for å øve påvirkning.
Vi har i 2023 også utarbeidet etiske retningslinjer og etiske retningslinjer for leverandørene.
Ved prioriteringen er det lagt vekt på følgende; leverandører som leverer varer som inngår i deres kjerneprodukter, landrisiko, materiale, leverandør/forretningspartner, hvorvidt de er omfattet av åpenhetsloven, risikoen for brudd på menneskerettigheter.
Ved vurdering av de fem produktkategoriene, ble det tydelig at kategoriene tekniske tjenester, materialer og kjøretøy og maskiner står i en særstilling og prioriteres høyest. Både fordi det er sentrale leverandører for virksomheten, men også fordi risikoen for brudd i leverandørkjeden er høy. Av den grunn har Lord Eiendom iverksatt særskilte tiltak for å redusere risiko for denne kategorien.
I tillegg er kategoriene lås/adgang og sikkerhet og renhold ansett å ha høy risiko i leverandørkjeden, men her anser Lord Eiendom at selskapet har begrenset påvirkningskraft som en enkeltaktør og at området i denne omgang derfor nedprioriteres.
5.1 Oversikt over tiltak
Lord Eiendom har i arbeidet utarbeidet og fastsatt etiske retningslinjer for virksomheten. Det er etablert en egen gruppe med ansvar for arbeidet med åpenhetsloven og rutiner for oppfølging av og krav til leverandører og forretningsforbindelser.
På bakgrunn av prioriteringen som redegjort for over, har Lord Eiendom valgt en tilnærming som både innebærer interne og eksterne tiltak for å følge opp risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
I 2023 er det:
- Etablert rutiner for å sikre god praksis på innkjøpsrutiner
- Etablert rutiner for å sikre intern opplæring rundt åpenhetsloven
- Utarbeidet et eget vedlegg til standardavtaler hvor krav til etterlevelse av krav til grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er tatt inn
Eksternt har Lord Eiendom valgt å innhente informasjon fra forutbestemte høy-risiko leverandører for å få oversikt over risikoene knyttet til dem. Informasjonsinnhentingen er avgrenset av hensyn til tilgjengelige ressurser. Videre har selskapet prioritert materialleverandører og tjenesteleverandører for videre oppfølging og tiltak.
Dette er gjennomført i 2023 både ved å sende ut spørreskjema og ved å føre dialog med forretningsforbindelsen. Av i alt 480 leverandører ble det gjort henvendelse til 112 leverandører, hvorav 55 besvarte henvendelsen. Svarprosenten vurderes som tilfredsstillende og vi ser at det er de minste og ofte lokale leverandørene som i stor grad har utfordring med å besvare henvendelsen. Av svarene som kom ble 42 vurdert å være tilfredsstillende uten nærmere vurdering. For 13 av svarene ble det gjort en intern vurdering der man konkluderte med at svarene var tilfredsstillende,
Hovedmålsetningen med de eksterne tiltakene var å innhente mer informasjon om risikobildet og eventuelt avdekke faktiske brudd og/eller tiltak som finnes i leverandørkjeden.
Det ble ikke avdekket noen faktiske brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.
5.2. Faktiske funn
Det er ikke identifisert noen faktiske brudd i virksomheten eller hos leverandører.
Innsynsbegjæring kan rettes til post@lordeiendom.no
***************************
Redegjørelsen for aktsomhetsvurderinger for Lord Eiendom AS er behandlet og godkjent av styret i Lord Eiendom AS i styremøte den 28.06.2024.
Sign.
Øyvind Antonsen
Styrets leder